Groothandel bedrijfskleding Rotterdam

Heeft jouw bedrijf meerdere vestigingen en kopen die elk hun eigen bedrijfskleding in? Dan leidt dat vaak tot hogere kosten omdat je geen bulkkorting krijgt. Ook heb je minder grip op je inkoopbudget, loop je mogelijk fiscaal voordeel mis en komt de veiligheid in gevaar als niet aan de RI&E wordt voldaan. Een beter alternatief is om een overkoepelend inkoopbeleid te voeren waar elke vestiging zich aan conformeert. In dit blog lees je hoe je dit aanpakt en wat dit jouw bedrijf oplevert.

Werkkleding inkopen voor meerdere vestigingen: 5 risico’s

Bestelt elke vestigingsmanager zelf zijn werkkleding, dan loop je als overkoepelende organisatie nogal wat risico’s:

1. Je loopt mogelijk staffelkorting mis

Bij losse bestellingen per vestiging mis je de staffelkorting die je vaak krijgt wanneer je in bulk bestelt. Je geeft dus meer geld uit dan nodig is.

2. Je mist één kwaliteitsstandaard voor alle vestigingen

De ene vestigingsmanager kiest voor duurzame en hoogwaardige kleding en schoeisel, de andere gaat juist voor de goedkoopste optie. Daardoor verschilt de kwaliteit van de werkkleding per team.

3. Je hebt geen grip op je begroting en inkoopbudget

Zelfs als je centraal bijhoudt wat er door wie wordt ingekocht, mis je grip op je inkoopbudget. Er is namelijk niet één beslisser die bepaalt wat er besteld wordt, wanneer en voor wie. Je mist daardoor inzicht in wanneer werkkleding en PBM gekocht, gekeurd en vervangen moeten worden, waardoor je geen betrouwbare begroting kunt maken voor werkkleding.

4. Je loopt mogelijk fiscaal voordeel mis

Niet elke vestigingsmanager weet bijvoorbeeld dat kleding met een logo van minimaal 70 cm² onder de nihilwaardering valt en dus fiscaal anders behandeld wordt dan kleding zonder logo. En zo zijn er nog meer fiscale voordelen binnen de werkkostenregeling die je niet wilt mislopen.

5. De veiligheid van je personeel is niet gegarandeerd

Bestelt een vestiging zelf PBM zonder de juiste kennis van normen en toepassingen, dan loop je het risico dat de bescherming niet aansluit op het werk dat wordt uitgevoerd. Je houdt je daardoor niet aan de RI&E. Dit leidt niet alleen tot veiligheidsrisico’s, maar kan ook tot hoge boetes leiden tijdens een audit van de Arbodienst.

De oplossing: één overkoepelend inkoopbeleid voor alle vestigingen

De vijf risico's hierboven ontstaan niet doordat vestigingen zelf bestellen, maar doordat er geen centraal inkoopbeleid is waar ze zich aan houden. De oplossing is dan ook niet om alle inkoop naar het hoofdkantoor te verplaatsen, maar om een overkoepelend inkoopbeleid op te stellen dat voor alle vestigingen duidelijkheid biedt, of het nu om artikelen, leveranciers of budget gaat. 

Of je vervolgens centraal inkoopt of dat aan de regionale vestigingen zelf overlaat, kies je helemaal zelf. Zolang iedereen zich aan het overkoepelende inkoopbeleid houdt, zijn beide namelijk prima opties.

Het idee achter zo’n overkoepelend inkoopbeleid is dat het je grip oplevert. Je houdt de inkoop op één plek bij, waardoor je precies weet wat er per vestiging wordt uitgegeven. Je begroting is bovendien geen nattevingerwerk meer, want je houdt op één plek bij wanneer werkkleding en PBM aan vervanging toe zijn en wanneer ze gekeurd moeten worden. Je kunt je budget daardoor een stuk nauwer inschatten en voorkomt problemen met de begroting.

Hoe richt je een bestelsysteem in voor meerdere vestigingen?

Met een centraal inkoopbeleid ben je er nog niet. Je wilt ook de uitvoering daarvan in goede banen leiden. Om grip te houden op je inkoopbeleid, heb je een centraal bestelsysteem nodig voor alle vestigingen. Ook wil je op één plek bijhouden hoe het ervoor staat met je budgetten, welke keuringsmomenten gepland staan en wanneer welke PBM vervangen moeten worden.

Bij Vermeer Workwear and Safety hebben we precies zo’n systeem gebouwd. Dit systeem wordt door bedrijven in heel Nederland gebruikt: van grote logistieke en havenbedrijven tot bouwondernemingen en kleinere mkb’ers. Ook jij kunt hier gebruik van maken. Je hebt dan één platform waarop je alles bijhoudt, van inkoop tot keuring en vervanging.

Zo helpt Vermeer jou met het centraal organiseren van je inkoopbeleid

We beginnen onze samenwerking met een gratis veiligheidsscan per vestiging. Zo brengen we per locatie in kaart welke kleding en PBM je nodig hebt en aan welke eisen die moeten voldoen. Op basis daarvan stellen we een inkoopbeleid voor je op. Dat levert jou als eindverantwoordelijke nogal wat voordelen op:

• Jouw vestigingsmanagers kunnen eenvoudig bestellingen en herhaalbestellingen plaatsen
• Je stelt vooraf een maximaal budget in per medewerker, waardoor je grip houdt op de kosten
• Je medewerkers zijn welkom in onze megastore om kleding te passen of PBM aan te meten
• Je kunt iedereen binnen je bedrijf een eigen inlogcode geven voor het bestelportaal
• Ons systeem houdt bij wanneer keuringen en vervangingen zijn gepland, zodat je niets over het hoofd ziet
• Onze experts staan klaar met advies, ook als er veranderingen zijn in normeringen en veiligheidsregels

Benieuwd wat dit jouw bedrijf nog meer oplevert? Neem vrijblijvend contact op voor een kennismaking.

Werkkleding is niet iets waar je als bedrijf dagelijks over nadenkt. Je hebt vaak een vast merk of leverancier en bestelt jaar na jaar hetzelfde. Maar juist die gewoonte kan ertoe leiden dat je een merk blijft gebruiken dat niet meer aansluit bij hoe je bedrijf werkt. In dit blog lees je wanneer het loont om voor een ander werkkledingmerk te kiezen en hoe je dat aanpakt.

Wat zijn signalen dat je huidige werkkledingmerk niet meer past?

De eerste signalen komen doorgaans van je personeel zelf. Werknemers klagen bijvoorbeeld over werkkleding die snel kapot gaat. Of over draagcomfort dat tegenvalt. Ook inkopers melden soms klachten. Denk aan kleding die wel erg vaak opnieuw besteld moet worden omdat het zo snel slijt. Of over lange levertijden en hoge inkoopprijzen.

Krijg je vanuit meerdere hoeken dezelfde signalen, dan weet je dat het tijd is voor een evaluatie. Vaak heeft dit ook te maken met veranderende werkzaamheden. Niet alle werkkleding is namelijk geschikt voor elke werkomgeving. Zo is er werkkleding die speciaal bedoeld is voor regen, wind en kou. Maar er is ook werkkleding die juist heel ventilerend is en dus bedoeld is voor een ander klimaat.

Waarom je klachten over werkkleding altijd serieus moet nemen

Of het nu om klachten van werknemers of inkopers gaat: neem het altijd serieus en onderzoek wat er aan de hand is. Als kleding tot onvrede leidt, heeft dat namelijk ook impact op het werkgeluk en de productiviteit, zeker bij personeel dat lichamelijk werk verricht en dus behoefte heeft aan comfortabel zittende kleding.

Voor inkopers geldt dat evengoed. Je ziet bijvoorbeeld vaak dat bedrijven werkkleding zo goedkoop mogelijk inkopen. Maar omdat het zo snel slijt, moeten ze ook vaker bijbestellen. Wat aanvankelijk goedkoop leek, blijkt daardoor een vorm van duurkoop.

Wat is het beste moment om over te stappen van werkkledingmerk?

Overstappen van werkkledingmerk leidt al gauw tot een forse investering. Kies dus het juiste moment en houd in je achterhoofd dat het geld dat je investeert zich uiteindelijk vanzelf terugbetaalt. Hieronder vind je enkele geschikte momenten om de overstap te maken:

• Het aflopen van je leverancierscontract. Op dat moment vergelijk je toch al opnieuw wat er op de markt is en voorkom je extra kosten.
  
  
• De groei van je bedrijf. Nieuwe medewerkers of functies vragen soms om ander type kleding dan waar je huidige merk in voorziet. Je kunt in dit inkoopproces meteen de werkkleding van je overige personeel incalculeren.
  
  
• Veranderende eisen aan het werk. Nieuwe wet- en regelgeving of andere veiligheidseisen vragen soms om kleding die je huidige merk niet biedt.

Door het juiste moment te kiezen om over te stappen, voorkom je dat je met twee merken tegelijk in de voorraad blijft zitten, wat het beheer alleen maar ingewikkelder maakt.

Wat levert een overstap naar een ander werkkledingmerk je concreet op?

Een overstap kost in eerste instantie vooral geld, tijd en aandacht: je vergelijkt merken, test kleding uit en stemt maten af. En idealiter betrek je ook je personeel hierbij. Deze investering betaalt zich op de langere termijn echter terug. 

Kleding van betere kwaliteit gaat simpelweg langer mee, waardoor je minder vaak hoeft bij te bestellen. Medewerkers die comfortabele werkkleding dragen, ervaren bovendien meer werkgeluk, waardoor ze duurzaam inzetbaar blijven en maximaal productief zijn.

Twijfel je of overstappen naar een ander merk loont voor jouw bedrijf?

Bij Vermeer Workwear and Safety denken we graag met je mee over jouw inkoopbeleid. We kijken samen naar je huidige situatie en adviseren je vrijblijvend of, en wanneer, een overstap naar een ander werkkledingmerk voor jouw bedrijf een goede keuze is.

Werkkleding en PBM's bestellen voor een heel team kan veel tijd kosten. Je raakt al snel in een wirwar van mailtjes, belletjes en Excel-sheets met maten en namen. Het digitaal bestelportaal van Vermeer Workwear and Safety maakt dit een stuk makkelijker. Je logt in op je eigen bedrijfsomgeving, ziet alleen het assortiment dat bij je past en bestelt eenvoudig wanneer het jou uitkomt.

Wat is het digitaal bestelportaal van Vermeer?

Het bestelportaal is een persoonlijke en afgeschermde webomgeving. Hierin bestellen bedrijven en medewerkers eenvoudig hun werkkleding en PBM's. Alles staat gecentraliseerd op één plek en is afgestemd op jouw bedrijf.

Als werkgever bepaal je vooraf welk assortiment beschikbaar is. Ook kan er een budget per medewerker worden ingesteld. Zo bestelt iedereen precies wat nodig is en wanneer, en blijf je qua budget binnen de afgesproken grenzen.

Hoe log je in op jouw persoonlijke bestelportaal?

Elk bedrijf in ons klantenbestand krijgt een eigen inlogpagina. Dit noemen we de Persoonlijke Webshop. Inloggen werkt als volgt:

• Ga naar de inlogpagina van jouw Persoonlijke Webshop.
• Vul je persoonlijke gebruikersnaam in.
• Vul je wachtwoord in.
• Je komt direct in jouw eigen bedrijfsomgeving.

Wat zie je wanneer je bent ingelogd?

Zodra je bent ingelogd, zie je alleen het assortiment dat jij als werkgever hebt vrijgegeven. Je vindt hier bijvoorbeeld werkkleding in de huisstijl van je bedrijf, PBM die passen bij jouw werkzaamheden en overige artikelen en accessoires. Ook zie je welke bestellingen er lopen en kun je deze eenvoudig volgen. Zo houd je grip en overzicht op je inkoopbeleid.

Kan mijn werknemer ook zelf bestellen?

Ja, en je kunt vooraf instellen welk budget beschikbaar is en hoe vaak er besteld mag worden. Dit scheelt jou als werkgever veel tijd en geeft je werknemer medezeggenschap over zijn of haar werkkleding. Een win-winsituatie dus.

Bestel je als werkgever of inkoper liever zelf? Ook dat is mogelijk. Zo houd je zelf grip op je inkoopprocessen en kunnen je werknemers zich focussen op hun eigen taken.

Lees ook ons blog over de Vijf van Vermeer, ons unieke framework voor veilig werken met werkkleding en PBM.

Hoe volg je de status van je order?

Na het plaatsen van een bestelling wil je natuurlijk weten wanneer je kleding of PBM's binnenkomen. Het portaal biedt hier inzicht in. Je ziet de actuele status van je bestelling en eventueel eerdere bestellingen in de orderhistorie. Zo houd je eenvoudig overzicht, ook als je vaker bestelt.

Hoe vraag ik een bedrijfsaccount aan voor het digitaal bestelportaal?

Wil je een bedrijfsaccount of inlog aanvragen voor jouw team? Of heb je hulp nodig bij het samenstellen van een specifiek kledingpakket? Neem dan contact op met Aldwin Weggers via aldwin.weggers@vermeerbv.com of bel 06 40 59 08 25. Hij helpt je graag op weg!

Je wilt kosten besparen op werkkleding. Logisch, want de aanschaf van complete kledingpakketten voor je team loopt al snel op. Toch is de goedkoopste optie lang niet altijd de voordeligste. Onder de streep betaal je vaak meer, want aan goedkope werkkleding zitten vaak verborgen kosten verbonden.

Klopt het dat goedkope werkkleding sneller slijt?

Goedkope werkkleding heeft een lagere productieprijs. Dat komt meestal omdat er goedkopere stoffen worden gebruikt. Deze zijn doorgaans dunner geweven en minder kleurvast. Daardoor:

• Verliezen naden en stiksels sneller hun stevigheid, zeker bij zwaar fysiek werk.
• Vervaagt de kleur al na een paar wasbeurten, wat slecht is voor je professionele uitstraling als bedrijf.
• Verliezen coatings zoals waterafstotende of vlamvertragende lagen hun werking sneller dan bij kwaliteitsstoffen.

Dat laatste punt is extra belangrijk bij werkkleding met een veiligheidsfunctie. Een regenjas met EN 343-certificering of een vlamvertragende jas met EN ISO 11612 werkt alleen goed zolang de coating intact is. Bij goedkope kleding is die bescherming na een paar wasbeurten soms al merkbaar minder, terwijl het kledingstuk zelf er nog prima uitziet.

Wat kost goedkope werkkleding aan verzuim en productiviteit?

Goedkope werkkleding zit vaak minder comfortabel. Dit beperkt de bewegingsvrijheid, wat het risico op overbelasting, kleine blessures en productiviteitsverlies vergroot. Kleding die niet ademt of niet isoleert, zorgt bovendien voor meer vermoeidheid onder je medewerkers, waardoor het risico op uitval toeneemt.

Als jij een team van 20 man hebt lopen met werkkleding die niet lekker zit en niet goed ademt, heeft dat op afzienbare termijn al gevolgen voor je productiviteit. De kosten hiervan zijn een stuk hoger dan wanneer je voor comfortabele kwaliteitskleding kiest.

Kun je goedkope werkkleding vergoeden via de werkkostenregeling?

Werkkleding valt alleen onder de nihilwaardering van de werkkostenregeling (WKR) als deze voldoet aan de eisen van de Belastingdienst, bijvoorbeeld een duidelijk (bedrijfs)logo van minimaal 70 cm² of een kledingstuk dat uitsluitend geschikt is om tijdens het werk te dragen. 

Kies je voor goedkope, generieke kleding zonder duidelijk werkkarakter? Dan loop je het risico dat de Belastingdienst dit niet als werkkleding aanmerkt. De vergoeding valt dan in je vrije ruimte, of erger: als je die vrije ruimte al hebt overschreden, betaal je 80% eindheffing over het bedrag. Wat begon als besparing, wordt zo alsnog een kostenpost.

Hoe bereken je de echte kosten van werkkleding?

De aanschafprijs zegt weinig over de werkelijke kosten van je werkkleding. Die zitten namelijk niet in de aanschaf zelf, maar in hun verbruik en hun invloed op de workflow van je team. Een goedkoop kledingstuk dat minder lang meegaat en eerder kapot is, is aan het einde van de streep bijvoorbeeld een stuk duurder. Kijk daarom bij de aanschaf van bedrijfskleding naar al deze aspecten:

• De verwachte levensduur bij normaal gebruik.
• De vervangingsfrequentie per jaar.
• Het risico op verlies van fiscale voordelen via de WKR.
• De kans op verzuim of productiviteitsderving door slechte pasvorm of comfort.
• De juridische risico's bij PBM die niet blijvend aan de norm voldoen.

Reken dit door over een periode van twee tot drie jaar en je zult zien dat de goedkoopste aanschaf bijna altijd een sigaar uit eigen doos is.

Werkkleding kopen van topkwaliteit? Bezoek onze megastore in Rotterdam

Bij Vermeer Workwear and Safety denken we graag met je mee over de beste prijs-kwaliteitverhouding als het om werkkleding gaat. Wij beschikken over gerenommeerde merken zoals Mascot, Tricorp en Santino en beschikken over jarenlange kennis rondom veiligheid en wetgeving. Plan nu je bezoek aan onze megastore aan Waalhaven Zuidzijde 32 te Rotterdam. De koffie staat klaar!